Formation Secrétaire Assistante

Type de la formation

Formation diplômante bac à suivre en CIF (Congé Individuel de Formation)

CANDIDATURE
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Cursus complet Secrétaire Assistante

Secrétaire Assistante

Assistante de Direction

Formation aux compétences de Secrétaire Assistante

La Secrétaire-Assistante : - Prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service.
- La Secrétaire-Assistante est le relais de l'information pour son unité, à l'interne et à l'externe
- La Secrétaire-Assistante organise son travail de façon autonome en appréciant les urgences et les priorités.

Formations aux conditions d'exercice du métier de secrétaire assistante :

L'emploi / métier s'exerce, dans tous les secteurs, avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon l'organisation, la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. La majeure partie de l'activité s'exerce de façon sédentaire, à un poste de travail en utilisant les outils bureautiques et les TIC. Cependant, les relations avec les autres services et les communications influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l'activité en cours.

La Secrétaire-Assistante travaille au sein de structures regroupant des professionnels, dont les spécialités et les responsabilités sont diverses. Il (elle) est l'interface entre son service et l'extérieur, avec un rôle de coordination et d'organisation au sein de l'équipe. On attend de lui (d'elle) qu'il (elle) organise son travail de façon autonome, en appréciant les urgences et les priorités. Son champ de responsabilités est cependant fonction du niveau de délégation qui lui est accordé par sa hiérarchie. Toutefois, le(la) Secrétaire-Assistant(e) n'intervient pas au niveau décisionnel.

DESCRIPTION DE LA MISE EN OEUVRE DE L'EMPLOI-TYPE DE LA SECRETAIRE ASSISTANTE

: La Secrétaire-Assistant saisit et met en forme des documents (courriers, rapports...) à l'aide des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, grapheur, PréAO). Il (elle) : - a en charge la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations (classement numérique et papier, archivage), l'enregistrement du courrier - répond aux demandes d'information, filtre et transmet les communications et les messages téléphoniques - rédige certains courriers (notes, courriels) avec ou sans consignes - organise matériellement les réunions et les déplacements - assiste à certaines réunions dont il (elle) établit le compte-rendu à partir de notes qu'il (elle) a prises - tient l'agenda de son responsable et/ou des personnes du service - assure la gestion de certains dossiers : stocks de consommables de son service, commandes, suivi des ressources communes (matériel, locaux ) - élabore des procédures d'organisation internes - peut se voir confier le suivi du budget du service ou d'une opération et peut être amené(e) à passer des consignes, organiser son remplacement, voire informer ou initier aux tâches administratives une personne de passage (intérim, stagiaires). En fonction de l'activité de son service, il (elle) peut assurer : - le suivi administratif des opérations commerciales (achats/ventes) - le suivi administratif du personnel (congés et absences) - le suivi des statistiques du service (tableaux et graphiques).